Hoy se rinde homenaje a todas las secretarias Venezolanas que con su eficiencia, prudencia, discresión y trato amable son un valioso apoyo para sus jefes en la solución de dificultades y toma de decisiones.
El objetivo de esta fecha es reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar del trabajo, así como el esfuerzo diario que hacen para el cabal desempeño y rendimiento de las instituciones para las cuales prestan su cabal servicio
La visión de secretaria como una señorita que controla la agenda de su jefe, contesta y filtra sus llamadas, escribe y archiva sus cartas, ayuda con la administración y sirve el café, ha quedado en el pasado. Hoy, el panorama real del secretariado se ajusta a personas eficaces, dinámicas y con capacidad de liderazgo, que asumen a diario y sin complejos, todo tipo de retos profesionales.
Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicarse y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Especialmente, desde mediados de los años `90, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es una profesional que trabaja en equipo. En general se ocupa de organizar y en ciertos casos, asistir a reuniones; establecer buenos contactos telefónicos; redactar y presentar correctamente informes y/o comunicados; planificar su tiempo y el de su jefe; preparar y tratar la información adecuadamente; concertar, acoger y atender a las visitas, realizar presentaciones de productos o servicios y organizar actividades especiales, entre otras.
Un día en su honor
Hoy 30 de septiembre se celebra el “Día de la Secretaria” y se conocen dos historias sobre el origen de esta fecha. Una de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija, Lilian Sholes, fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año, el 30 de septiembre, con la participación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que representa a las secretarias en ese país, fijara un “Día de la Secretaria”.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el festejo anual fue organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la “Semana Nacional de las Secretarias” y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de oficina.
NUESTRAS SECRETARIAS....
Para la Señora Ana,Carmencita, Maurien, Paula Andrea y la Hna Miryam, el desempeñarse como secretarias, servir con gran entusiasmo a la U. E. A. Mons. Rafael Arias Blanco, Institución a la que pertenecen y principalmente, ser el brazo derecho de su jefe, las llena grandemente de satisfacción, por ello hoy, Día de la Secretaria, serán festejadas al igual que cientos de mujeres que sirven con amor a su hermosa profesión.
Ellas definen su carrera como un trabajo “muy especial y hermoso’’ que les ha permitido conocer lo que es el don de servicio, honestidad y lealtad, no sólo a su jefe, sino a sus semejantes... el ser que esta detras de esa ventanita pidiendo algún tipo de información.
El secreto para lograr el exito de este trabajo, es amar la profesión, tener una gran disposición para ejecutar las tareas y sobre todo llevar muy presente que la honradez es pieza fundamental.
La Señora Ana dijo que a pesar de que su jubilación se aproxima, ella no pierde oportunidad para seguir superándose, ya que la mujer debe ser triunfadora y perseverante. “El tiempo se encargará de poner las cosas en su lugar’’.
Aseguró que el haber cursado esta carrera, de la cual esta orgullosa, le ha traído consigo una serie de satisfacciones y conocimientos; éstos últimos de los cuales desea obtener más.
“Aún este producto –profesión- no termina siempre hay mucho más por aprender’’, dijo.
EL DECÁLOGO DE LA SECRETARIA EFICAZ
1.- La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática.
2.- El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la labor que realiza.
3.- La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción y eficiencia, que se acompañarán de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez.
4.- El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos países.
5.- El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y buen gusto.
6.- La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja.
7.- El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.
8.- Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos.
9.- Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano está, solventarlos.
10.- Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompañar a su superior a reuniones o viajes de trabajo.
CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL
Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación, lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía.
CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad, adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.
ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales.
RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad.
ORACIÓNDame, ¡oh Señor!
La paciencia de Job.
La sabiduría de Salomón.
La discreción de María.
La lealtad de Juan Apóstol.
La hacendosidad de Martha.
Haz:
Que me despierte cada mañana con una amplia
sonrisa, dispuesta a comprender el mundo entero.
Que no me llamen sólo los trabajos fáciles, pues
es tan satisfactorio hacer lo que otros esquivan.
Permíteme ser:Activa, sin ser llamativa.
Recatada, sin ser mojigata.
Correcta, sin ser altiva.
Elegante, sin llegar a la exageración.
Te doy gracias Señor por haberme
colocado en este trabajo donde puedo
ganar el pan de cada día, sirviéndote
a ti, a mi prójimo, a mi empresa y a mi patria.
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